Компетенция архива, как структурного подразделения суда, определяется возложенными на данное подразделение задачами и функциями. Приказом председателя Новочеркасского городского суда от 13.09.2017 г. утверждено Положение об архиве Новочеркасского городского суда Ростовской области.

Деятельность архива суда направлена на обеспечение сохранности полученной на хранение информации, ее отбор, учет, использование, подготовку и передачу на государственное хранение, а также оперативное предоставление информации с учетом различных режимов доступа к информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

На архив возлагаются следующие задачи:

Прием документов на хранение.

Методическое руководство работой отделов по вопросам делопроизводства.

Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата:

- учетная документация;

- картотеки, в которые сведения о содержании документальных материалов отражены в алфавитных и регистрационных карточках;

- методические пособия по различным видам архивных работ документальной части делопроизводства.

Информационное обеспечение пользователей соответствующей информацией из архивного фонда суда.

Архив суда выполняет следующие функции:

Прием, регистрация, учет, систематизация принятых в архив дел и документов, обеспечение сохранности.

Работа по составлению научно-справочного аппарата, обеспечивающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, обзоров, справок, пр.).

Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве, оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списков фондов, пр.).

Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) суда годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

Подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение документы;

Осуществляет ежегодное составление описей дел (нарядов) постоянного хранение на утверждение ЭК и председателем суда;

Организация использования документов:

- информирование работников о составе и содержании документов архива;

- направление на основании письменного запроса материалов в другие организации и учреждения по указанию председателя суда;

- выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления лицам, участвующим в деле, их представителям, а также иным лицам в порядке, установленном председателем суда;

- выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

- выдача копий документов и справок по соответствующим запросам.

Инструктирование работников суда о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

Контроль за соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Работа по восстановлению документов;

Составление установленной отчетности;

Проверка правильности учета и хранения бланков строгой отчетности.