УТВЕРЖДАЮ

 

Председатель

Новочеркасского городского суда

Ростовской области

 

___________Н.Г. Ремизова

 

«13» сентября  2017 г

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Новочеркасского городского суда Ростовской области

 

1 Общие положения

 

1.1 Архив, являясь структурным подразделением городского суда, создается и ликвидируется приказом председателя городского суда.

1.2 Архив непосредственно подчиняется председателю городского суда.

Архив возглавляет ответственный за архивное делопроизводство, назначаемый на должность приказом председателя городского суда.

1.3 В своей деятельности архив руководствуется:

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 22.12.2008г. N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации";

- Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003г. № 36 "Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде";

- Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2005г. N 157 "Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования";

- Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.06.2007г. N 70 "Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения";

 - настоящим Положением, иным законодательством Российской Федерации.

1.5. Деятельность работников ответственных за ведение архива регулируется должностными регламентами. Должностные регламенты утверждаются председателем суда.

 

2 Структура

 

2.1. Состав и штатную численность работников ответственных за работу архива утверждает председатель суда, исходя их условий и особенностей деятельности суда.

 

3 Задачи

 

Деятельность архива суда направлена на обеспечение сохранности полученной на хранение информации, ее отбор, учет, использование, подготовку и передачу на государственное хранение, а также оперативное предоставление информации с учетом различных режимов доступа к информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

На архив возлагаются следующие задачи:

3.1. Прием документов на хранение.

3.2. Методическое руководство работой отделов по вопросам делопроизводства.

3.3. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата:

- учетная документация;

- картотеки, в которые сведения о содержании документальных материалов отражены в алфавитных и регистрационных карточках;

- методические пособия по различным видам архивных работ документальной части делопроизводства.

3.4. Информационное обеспечение пользователей соответствующей информацией из архивного фонда суда.

 

4 Функции

 

Архив суда выполняет следующие функции:

4.1. Прием, регистрация, учет, систематизация принятых в архив дел и документов, обеспечение сохранности.

4.2. Работа по составлению научно-справочного аппарата, обеспечивающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, обзоров, справок, пр.).

4.3. Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве, оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списков фондов, пр.).

4.4. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) суда годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

4.5. Подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение документы;

4.6. Осуществляет ежегодное составление описей дел (нарядов) постоянного хранение на утверждение ЭК и председателем суда;

4.7. Организация использования документов:

- информирование работников о составе и содержании документов архива;

- направление на основании письменного запроса материалов в другие организации и учреждения по указанию председателя суда ;

- выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления лицам, участвующим в деле, их представителям, а также иным лицам в порядке, установленном председателем суда;

- выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

- выдача копий документов и справок по соответствующим запросам.

4.8. Инструктирование работников суда о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

4.9. Контроль за соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

4.10. Работа по восстановлению документов;

4.11. Составление установленной отчетности;

4.12. Проверка правильности учета и хранения бланков строгой отчетности.

 

5 Состав документов архива

 

5.1. Все оконченные производством судебные дела (наряды), производства и другие документы.

5.2. Документы по личному составу.

5.3. Страховой фонд особо ценных документов, микрофотокопий и другие копии документов, необходимые для практической работы.

5.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.

 

6 Права

 

6.1. Сотрудники архива суда имеют право:

- давать указания работникам суда по вопросам, относящимся к компетенции архива и вытекающим из функций, которые перечислены в настоящем положении;

- запрашивать от структурных подразделений суда сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

- не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил.

 6.2 Лицо, ответственное за архивное делопроизводство имеет право:

вносить предложения председателю суда по вопросам совершенствования работы архива, поощрения за успешную работу работников архива, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину;

- давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива;

- подписывать документы, связанные с деятельностью архива.

 

7 Экспертная комиссия суда

 

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия суда.

Экспертная комиссия создается приказом председателя суда.

 

8 Ответственность

 

8.1. Ответственность за ненадлежащее и своевременное выполнение архивом суда функций, предусмотренных настоящим положением, несет ответственный за архивное делопроизводство.

8.2. На лицо, ответственное за архивное делопроизводство, возлагается персональная ответственность за:

- организацию деятельности архива по выполнению возложенных на него задач и функций;

- создание надлежащих условий для использования документов, находящихся в архиве (оперативный поиск, подготовка помещений для работы с документами, изготовление копий и пр.);

- сохранность принятых и выдаваемых для использования документов;

- соблюдение работниками архива трудовой дисциплины;

- обеспечение сохранности имущества, находящегося в архиве и соблюдение правил пожарной безопасности;

- разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну при работе с архивными документами;

8.3. Ответственность работников архива устанавливается должностными регламентами.